Antes de empezar la implementación de una Wiki, hay que tener claro qué se busca con ella, qué tipo de colaboración se quiere promover y entre quiénes. No basta con abrir un wiki para que surja la interacción... porque previamente hay que crear las condiciones, y personalizar la herramienta a las condiciones específicas donde va a funcionar.
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Wiki es igual a colaboración. Por lo tanto, si no existe una cultura de colaboración en la empresa, si los departamentos o las personas que la conforman funcionan cada uno por su lado, la wiki no cumplirá su objetivo. Debe construirse primero una aCtitud que permita dotar de contenidos a la herramienta, para que sea asumida por todos los empleados.
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Si queremos tener una wiki en nuestra empresa tenemos dos opciones en función de nuestros recursos y conocimientos técnicos: 1) Instalar el programa en un servidor propio, 2) Utilizar uno de los muchos servicios gratuitos disponibles online.
Si optamos por la segunda opción, la de servicios gratuitos de la Red, hay numerosos ejemplos y servicios disponibles que a continuación detallamos:
Wikia, un completo directorio que se estructura para no duplicar información sobre un mismo tema.
Webpaint, que cuenta con un sistema de permisos por los que el creador decide quién y cómo puede modificar su contenido
PBWiki, gratuito si lo usan tres o menos usuarios
Wikidot, con interesantes opciones como crear el wiki en un dominio propio o la libertad que concede a los usuarios de incorporar su propia publicidad
Wikispaces, gratuito en su versión básica, que a cambio incluye publicidad. La configuración de estos sitios resulta tan sencilla como Blogger o WordPress en el campo de las bitácoras.
La primera opción es montar un wiki propio pero requiere disponer de un servidor de Internet (con un contrato de alojamiento, por ejemplo) y algún conocimiento más avanzado, como manejar cuentas FTP. Hay multitud de sistemas wiki basados en software libre que se pueden descargar y utilizar gratuitamente.
Entre el numeroso software de este tipo disponible podemos citar a MediaWiki, utilizado por grandes proyectos como Wikipedia; TikiWiki, que además permite agrupar otros formatos como foros, blogs, RSS o galerías de imágenes; Xwiki, más enfocado a las empresas; WikkaWiki, que se decanta por las bazas de ser ligero y rápido, o Moin Moin, el programa que usan proyectos como Debian o Ubuntu. Zoho.
Si optas por esta opción, será útil que accedas a una wiki donde explican paso a paso cómo configurar una desde cero (en este caso MediaWiki, aunque el sistema es similar para todas):
http://www.mediawiki.org/wiki/Manual:Installation_guide/es
Cómo funcionan las wikis
- Interfaz. La interfaz de las wikis es muy intuitiva. En la página de inicio se encuentran agrupados todos los temas tratados y una lista de páginas modificadas permite seguir la actualidad de la wiki y acceder directamente a las últimas modificaciones realizadas.
- Editor. Las páginas son creadas y modificadas con un editor de texto. Como en un programa tipo Word, es posible darle formato al texto (negrita, cursiva, subrayado, tamaño y elección de la fuente). También existe la posibilidad de añadir imágenes, tablas, listas, enlaces a otras páginas de la wiki. Antes de poner online la página es posible previsualizarla.
- Historial. Cada vez que una página es creada o modificada, es listada en el historial con la fecha y el nombre del autor.
- Permisos. Algunas wikis ofrecen un sistema de gestión de permisos de acceso, que permite definir qué personas tendrán acceso a determinadas páginas y lo que tienen permitido hacer (editar, comentar, leer).
- Búsqueda. Un motor de búsqueda ayuda a encontrar rápidamente la información, una página, una modificación. La selección se hace por fecha de creación, por autor, por título, por fecha de modificación.
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A continuación vamos a mostraros paso por paso cómo habría que dar de alta una wiki, utilizando el servicio Wikispaces.
PASO 1.
Una vez accedemos a la web http://www.wikispaces.com/ necesitamos registrarnos para que nos habiliten el espacio donde vamos a tener alojada nuestra wiki.
Únicamente nos solicitará un "username", una contraseña y una dirección de correo electrónico donde nos llegará la información:
PASO 2.
Una vez hecho esto, la aplicación nos preguntará si queremos dar de alta una wiki, una vez puesto el nombre de nuestra wiki, tendrá la extensión "https//nombrewiki.wikispaces.com".
A continuación podremos elegir el grado de privacidad que queremos que tenga. Nos da tres opciones: 1) solo pueden verla y editarla los usuarios a los que le demos permiso, 2) todo el mundo puede verla pero solo modificarla los usuarios a los que le demos permiso y, 3) Totalmente pública tanto para leer como para editar.
Una vez superado este paso, nos aparecerá una pantalla de nuestra wiki como aparece en la siguiente captura:
PASO 3.
Ahora ya podemos crear nuestros contenidos y gestionar los permisos de los usuarios:
