La gestión de documentos ofimáticos, en su sentido más amplio, demanda la utilización de suites o conjuntos de aplicaciones ofimáticas en las organizaciones empresariales.
En los últimos años, gracias al desarrollo del software libre y de las aplicaciones de web 2.0, se han popularizado soluciones que permiten que las unidades y servicios de información puedan extender sus funcionalidades, y ofrezcan nuevos servicios a los usuarios.
La ofimática 2.0 (también a veces llamada ofimática web) es el servicio online que permite editar un texto, una hoja de cálculo o una presentación. Dispone de características avanzadas como la edición compartida de documentos, la publicación abierta de documentos en Internet y una robusta integración con el correo electrónico.
¿Quieres que tus empleados participen y se comuniquen más entre ellos con independencia del lugar donde trabajen? ¿Deseas que tu organización cuente con herramientas de colaboración más sencillas y potentes a un coste muy reducido?
Esto en la actualidad es posible con las Herramientas que Google pone al servicio de las empresas. Más adelante se presentaran otras alternativas de "suites ofimáticas" pero ahora utilizaremos a Google como principal ejemplo, dado su uso extendido entre los usuarios.
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En la actualidad las herramientas colaborativas se están implantando con éxito en las empresas, ya que permiten una mejor comunicación y eficiencia entre los trabajadores de los diferentes departamentos.
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A continuación detallamos las principales herramientas que ofrece Google para la empresa:
GOOGLE APPS: Te ofrece a un coste mínimo las herramientas de colaboración y comunicación necesarias para los trabajadores de la empresa, administrando las comunicaciones electrónicas, compartiendo y publicando información, manteniéndose conectados durante los desplazamientos.
Google Apps también ayuda a satisfacer las necesidades de calendario y correo electrónico de los empleados que no trabajan en la oficina. Y, lo mejor de este servicio es que Google centraliza todo el alojamiento, por lo que no hay que preocuparse de descargar, instalar o realizar el mantenimiento de ningún hardware, ni software.
Dentro de las "aplicaciones de Google" o "Google Apps" cabe destacar LA SUITE DE OFIMÁTICA DE GOOGLE, compuesta por Google Docs, Google Hojas de Cálculo y Google Presentación (ésta última para crear presentaciones como las de Microsoft PowerPoint), el calendario compartido entre todos los usuarios que estén dados de alta y la herramienta PAGE CREATOR, que te permite de una manera sencilla y rápida la creación de páginas web.
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Google Docs: permite crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones online y colaborar en tiempo real. Es posible subir al servidor documentos creados en otras aplicaciones en nuestro ordenador (Microsoft Office, Open Office).
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Otra herramienta, muy popular, relacionada con las presentaciones es Slideshare.
Slideshare es un servicio al que se tiene acceso a través del sitio web y mediante el cual podemos publicar, ver, compartir, intercambiar y socializar presentaciones propias o de otros autores.
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Slideshare, es como el "youtube" de las presentaciones online (powerpoint y openoffice)
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Es una aplicación de web 2.0 que permite publicar presentaciones y conformar comunidades. No necesitas adjuntar los PowerPoint, sino que basta con que los subas a la web y ya estén disponibles mediante un link. Por cierto, el tamaño máximo del archivo es de 100 MB
Las presentaciones tipo PowerPoint son algo casi imprescindible en el área de ventas y promoción de cualquier organización; ya que son un recurso informativo sencillo de crear y más aun de usar.
Sin embargo, rara vez disponemos o usamos las mismas en el sitio web de la empresa, algo que es muy conveniente para ampliar los códigos de comunicación, y explicar productos y servicios. Por ello precisamente, Slideshare puede ayudar como repositorio de presentaciones al que se puede enlazar (o "embeber") desde la web de la empresa.
