¿Para qué sirve una wiki?

1. septiembre 2009 00:20

Una de las ventajas de crear una wiki es el ahorro de tiempo y el aumento de la eficiencia en los grupos de trabajo al reducir el tráfico de correos electrónicos entre las personas que lo componen. Todas las aportaciones se introducen directamente en la wiki, quedando registrados los cambios y quién los hizo, así como las discusiones o reflexiones que generan esas modificaciones. Funciona como un espacio común donde todo está registrado.

Colaboración

Fuente: Wikinomics

Quizás la utilidad más destacada de una wiki empresarial es el fomento de la colaboración, tanto interna (entre los empleados) como externa  (con proveedores y clientes). El hecho que haya una plataforma editable e intuitiva para compartir documentos y realizar ediciones colaborativas, estimula mucho a que esta colaboración se perciba como algo factible.

A continuación se describen los principales usos, tanto a nivel interno como externo, que pueden tener las Wikis:

1) Creación colectiva entre los empleados

Inteligencia colectiva

La wiki interna puede funcionar como una útil herramienta de colaboración para compartir conocimiento entre personas de diferentes departamentos. Al ser un "espacio abierto" donde se puede crear y editar contenidos por varios usuarios, facilita la participación y el acceso al trabajo compartido en tiempo real.

Esa colaboración puede manifestarse en forma de múltiples resultados. Por ejemplo: a) para crear colectivamente un "kit de bienvenida" a los nuevos trabajadores en el que se les explique cómo funciona la empresa, o b) para redactar "normas de funcionamiento" que regulen la actividad de una comunidad de innovadores. En este sentido la Wiki funciona como una herramienta que potencia la Inteligencia Colectiva.

2) Información sobre los productos de la empresa
La Wiki es una buena herramienta para generar información actualizada sobre un producto, que incluya sus funcionalidades, características, precios, opiniones de clientes, etc. Puede tener una parte de acceso interno, como repositorio ordenado de conocimiento vital sobre el producto; y una parte pública que haga la función de "portal del producto" o incluso, de "manual del usuario".

Lo más valioso de esta utilidad es que el repositorio de conocimiento sobre el producto se construye de manera colectiva, aprovechando información de distintas fuentes, lo que aporta una riqueza y diversidad al resultado final que terminan agradeciendo los clientes.

3) Espacio colaborativo para evaluar nuevos productos
Las empresas usan wikis como un "espacio social de innovación", donde se comparten las opiniones entre los "beta-testers" que prueban los nuevos productos, bien sean los propios empleados de la empresa, o bien usuarios seleccionados. 

4) Gestión de proyectos
También puede servir para la gestión de proyectos en los que intervienen profesionales de distintos departamentos e incluso de distintos países. Se puede crear un wiki por proyecto para que los miembros del equipo puedan generar y actualizar documentos relacionados con el proyecto, y que toda esta información esté concentrada en el mismo lugar. Con esto se puede acabar con el desorden que implica el envío colectivo de e-mails en distintos formatos.

5) Espacio de creatividad bottom-up
Algunas empresas están usando las wikis para impulsar dinámicas de creatividad con un fuerte acento bottom-up (de-abajo-a-arriba), democratizando la participación de los empleados de cualquier nivel en los procesos de innovación.

La wiki permite que las ideas de los empleados de los niveles inferiores tengan un espacio donde proyectarse, y no pasen desapercibidas, ni se queden atrapadas por barreras jerárquicas o trabas burocráticas.

6) Atención al cliente
 Una Wiki se puede convertir en una sólida herramienta para el Departamento de Atención al cliente. Los empleados pueden ir creando una entrada para cada tipo de problema o incidencia que se les vaya presentando y mostrar la solución dada. Es muy típico, por ejemplo, que las Wikis sirvan para redactar colectivamente las útiles FAQ ("Preguntas más frecuentes") sobre un producto o servicio.

7) Agenda de reuniones
Pueden usarse las wikis para conocer las agendas de los demás empleados y poder concertar una reunión que venga bien a todos sin necesidad, de nuevo, del envío de múltiples e-mails confirmando la disponibilidad de los asistentes.

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