La preselección es el procedimiento habitual. Se trata de seleccionar aquellas empresas que tengan la experiencia y capacidad más adecuada para afrontar un determinado proyecto, a través de la presentación de una manifestación de interés. La preselección de las empresas consultoras es realizada por la UE en Bruselas.

Los anuncios para la preselección son publicados en la Serie S del Diario Oficial de las Comunidades Europeas (DOCE).

Los pliegos de condiciones correspondientes a proyectos financiados por los fondos MEDA de la UE los envía la agencia ejecutora del proyecto en el país a todas las empresas integrantes de la lista corta, normalmente entre 8 y 10 empresas.

Los pliegos van acompañados de una carta de invitación a presentar ofertas en la que se indica el presupuesto del contrato en cuestión. Las ofertas económicas deben ajustarse al presupuesto y no sobrepasarlo en ningún caso.

Las agencias ejecutoras de proyectos financiados con cargo al Programa MEDA utilizan el sistema de consideración económica de las mejores propuestas. Por tanto, la estrategia debe dirigirse a preparar una oferta técnica suficientemente buena como para estar en la categoría superior y ajustar los precios al máximo.

No es frecuente que se imponga una limitación de espacio a cada uno de los epígrafes de la oferta, por ello el sistema de fichas de actividad** es el más adecuado.

Para la oferta económica, los pliegos proporcionan unos formularios bastante detallados, en los que se especifica toda la información que se debe suministrar. Ésta se desglosa en sueldos, cargas sociales, gastos generales y beneficios, y se detalla el resto de los gastos reembolsables.

El factor clave para la evaluación de la oferta técnica es la calidad de los expertos que se propongan. Por ello, los Curricula Vitarum*** deben prepararse cuidadosamente y adaptarse siempre a las particularidades de la oferta, destacando los aspectos más relevantes (los expertos que se propongan deben ser nacionales de los países miembros de la UE o de un país MEDA).

Es frecuente que se valore mucho la experiencia de la empresa en proyectos similares, por lo que es preciso preparar un listado detallado de referencias en función de cada tipo de proyecto.

La optimización de la participación de empresas locales es importante, tanto para obtener una buena puntuación técnica, como para aumentar la competitividad de la oferta económica.