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La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)  es el conjunto de medidas que deben adoptar las empresas que comparten un mismo centro de trabajo para garantizar la seguridad y salud de todas las personas trabajadoras, independientemente de a qué empresa pertenezcan.

Cuando una empresa contrata a una o varias empresas auxiliares para realizar tareas en sus instalaciones, se genera un riesgo añadido: el de la falta de comunicación y coordinación entre las distintas actividades que se desarrollan en un mismo espacio.

Este es precisamente uno de los supuestos contemplados en el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, desarrollado por el Real Decreto 171/2004, que regula la Coordinación de Actividades Empresariales entre una empresa principal y otra contratada. En este contexto, es imprescindible establecer medidas de coordinación eficaces para proteger la seguridad y salud de todas las personas trabajadoras presentes en el centro de trabajo.

Esta coordinación no solo responde a una obligación legal, sino que constituye una herramienta esencial para garantizar la seguridad y salud de todas las personas trabajadoras involucradas.

¿QUÉ DEBE HACER COMO EMPRESA AUXILIAR DE SERVICIOS EN LA CAE?

Para cumplir con sus obligaciones en materia de prevención y participar de forma responsable en la Coordinación de Actividades Empresariales, es fundamental que adopte una actitud activa y comprometida. A continuación, le expongo los pasos esenciales que debe tener en cuenta:

  • Disponga de un sistema de prevención operativo y actualizado Antes de iniciar cualquier trabajo en las instalaciones de otra empresa, asegúrese de contar con un sistema de gestión de la prevención que esté debidamente implantado.
  • Intercambie información preventiva con la empresa principal: Establezca una comunicación clara y documentada.
  • Adáptese a las condiciones del centro de trabajo: Cuando su empresa actúe en un centro ajeno, deberá respetar y aplicar las normas, instrucciones y procedimientos de prevención establecidos por la empresa principal. Recuerde que la prevención no se limita a su propia organización: debe extenderse al entorno compartido en el que su equipo desarrolla su labor.
  • Proporcione formación específica a su personal: Además de la formación general en prevención de riesgos laborales, es imprescindible que su plantilla reciba información clara y detallada sobre los riesgos particulares del centro donde van a trabajar. Esta formación debe quedar documentada y adaptarse a las condiciones concretas del lugar.
  • Participe activamente en la coordinación: Cumplir con lo exigido no es suficiente. Involúcrese de forma proactiva en las actividades de coordinación: reuniones, visitas conjuntas, simulacros, revisión de procedimientos, entre otras. Este compromiso contribuye a una cultura preventiva sólida y mejora la colaboración con la empresa principal.
  • Revise y actualice su sistema de prevención cuando sea necesario: La prevención es un proceso continuo. Si cambian las condiciones del trabajo, el lugar o los medios utilizados, adapte su sistema preventivo. Revise periódicamente su evaluación de riesgos y la eficacia de las medidas aplicadas. Esta revisión demuestra responsabilidad y mejora su capacidad de respuesta ante cualquier situación.

La documentación que debe entregar una empresa auxiliar a la empresa principal tiene como objetivo garantizar que su actividad se desarrollará de forma segura y conforme a la normativa preventiva vigente. Esta documentación sirve tanto para informar como para coordinarse eficazmente con la empresa titular o contratante. Esta documentación puede variar según el tipo de actividad, el riesgo asociado y los criterios de la empresa principal. Por eso, es recomendable mantener un contacto previo y fluido para asegurarse de entregar exactamente lo que se requiere.

A continuación, le indico la documentación más habitual que debe aportar:

  • Evaluación de riesgos
  • Planificación de la actividad preventiva
  • Acreditación de que las personas trabajadoras de su empresa han recibido formación adecuada y suficiente, tanto general como específica del puesto de trabajo. También se debe acreditar que han sido informadas sobre los riesgos del centro de trabajo ajeno donde se va a prestar el servicio.
  • Aptitud médica del personal: Certificados que acrediten que cada persona trabajadora ha pasado los reconocimientos médicos, cuando éstos sean obligatorios, y está apta para desempeñar sus funciones.
  • Relación del personal y su cualificación: Listado de las personas que van a realizar los trabajos, junto con su categoría profesional y, si procede, acreditación de formación o certificación profesional necesaria para el puesto (por ejemplo, manejo de maquinaria o trabajos en altura).
  • Entrega de EPIs y formación sobre su uso: Justificantes de la entrega de equipos de protección individual (EPIs) adecuados al tipo de trabajo y constancia de la formación recibida sobre su uso correcto.
  • Documentación del Servicio de Prevención Ajeno (si aplica): Copia del contrato con su servicio de prevención ajeno o, en su caso, documentación que acredite que dispone de medios propios para la prevención.
  • Autorizaciones o permisos necesarios: En función de la actividad, puede que se le soliciten autorizaciones específicas, como certificados de equipos, permisos de trabajo para tareas peligrosas, etc.

Más allá de su entrega formal, es importante que dicha documentación respalde una realidad preventiva efectiva y no se limite a un simple trámite.

En el intercambio de documentación dentro de la Coordinación de Actividades Empresariales, la empresa principal también debe proporcionar a la empresa auxiliar la información y documentación necesaria para que esta pueda desarrollar su actividad con las debidas garantías de seguridad y salud.

  • Información sobre los riesgos existentes en el centro de trabajo de la empresa principal que puedan afectar a su actividad para ello, se requiere las evaluaciones de riesgos relevantes, en caso de que su actividad pueda verse afectada por los riesgos propios del centro.
  • Normas e instrucciones en materia de prevención que deben aplicarse durante la prestación del servicio.
  • Procedimientos de trabajo seguro y protocolos de actuación ante situaciones específicas (por ejemplo, trabajos en altura, espacios confinados, productos peligrosos, etc.).
  • Plan de emergencia y evacuación del centro, incluyendo rutas de salida, puntos de encuentro y forma de actuación en caso de incidente.
  • Identificación y datos de contacto de la persona responsable de prevención o coordinación por parte de la empresa principal.
  • Condiciones de acceso a las instalaciones, zonas habilitadas para el trabajo y posibles restricciones.
  • Información sobre el uso compartido de equipos, medios auxiliares o infraestructuras del centro de trabajo.

Cada vez es más habitual que las empresas principales utilicen plataformas digitales para gestionar la documentación preventiva exigida a las empresas auxiliares. Estas plataformas no sustituyen su sistema de prevención, pero sí son una herramienta útil para organizar y demostrar su cumplimiento dentro de la CAE.

Estas herramientas permiten organizar, intercambiar y controlar la información necesaria de forma más ágil, especialmente cuando participan varias empresas en un mismo centro de trabajo. Por contra, cada empresa principal suele utilizar su propia plataforma digital de coordinación, lo que obliga a muchas empresas auxiliares a asumir el coste de acceso a múltiples sistemas distintos, cada uno con sus propias condiciones, formatos y particularidades de uso.

Si su empresa trabaja en centros ajenos, es probable que deba usar plataformas digitales para gestionar la coordinación. Conocer su utilidad le ayudará a cumplir con sus obligaciones de forma más ágil.

  • Centralizan la documentación preventiva exigida (evaluaciones de riesgos, certificados, EPIs, formación, aptitudes médicas, etc.).
  • Permiten a la empresa principal verificar que todo está en orden antes de autorizar el acceso al centro de trabajo.
  • Automatizan avisos, vencimientos y actualizaciones, evitando olvidos o documentación caducada.
  • Favorecen un mejor seguimiento de las obligaciones preventivas por ambas partes.

Recomendaciones prácticas

  • Mantenga una organización interna clara de toda la documentación preventiva, de forma que pueda adaptarse fácilmente a los distintos formatos y requisitos.
  • Valore si es necesario designar a una persona dentro de su empresa encargada de la gestión documental en estas plataformas, con el fin de evitar errores, duplicidades o retrasos en el acceso a los centros de trabajo.
  • Revise frecuentemente la plataforma por si hay avisos o solicitudes pendientes.
  • Cuantifique el costo del uso de la plataforma y el tiempo invertido y valore la conveniencia de incluir estos parámetros en la factura de sus servicios.

Para reflejar una verdadera implicación preventiva, actúe de forma participativa, constante y comprometida. A continuación, encontrará diversas formas de demostrar esa implicación:

  1. Asista a las reuniones de coordinación: Acuda personalmente, o designe a una persona responsable, siempre que la empresa principal convoque reuniones preventivas. Participe activamente, comparta información relevante y colabore en la planificación de medidas conjuntas.
  2. Comunique cualquier cambio de forma proactiva: Informe con antelación sobre modificaciones en la actividad, incorporaciones de personal, uso de nuevos equipos o cualquier circunstancia que pueda afectar a la prevención en el centro de trabajo.
  3. Supervise directamente los trabajos realizados en el centro ajeno: Realice visitas periódicas al lugar donde su equipo está desarrollando las tareas. Compruebe el cumplimiento de las medidas de prevención, resuelva dudas y actúe de forma inmediata ante cualquier situación que lo requiera.
  4. Proponga mejoras preventivas cuando lo considere necesario: Aporte sugerencias que contribuyan a mejorar la seguridad del entorno o la coordinación entre empresas. Esta actitud favorece un entorno de colaboración y refuerza su imagen profesional.
  5. Registre sus actuaciones preventivas: Documente las acciones que lleve a cabo en materia de prevención: comunicaciones con la empresa principal, asistencia a reuniones, formaciones impartidas, controles realizados, entre otras. Conservar este tipo de registros es útil tanto para acreditar su compromiso como para revisar y mejorar su sistema de prevención.

Actúe con coherencia, mantenga una actitud cercana y colaborativa, y su participación preventiva será evidente más allá de cualquier documento formal.

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