DERECHO DE ACCESO

El derecho de acceso viene regulado en el artículo 15 de la LOPD, desarrollado en el Real Decreto 1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrollan determinados aspectos de la Ley 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de datos de carácter personal (artículos 11 a 14), subsistente según la disposición transitoria tercera de la LOPD en cuanto no se oponga a la misma y aclarado en la Instrucción 1/1998, de 19 de enero, de la AEPD relativa al ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.

Este derecho, así como los de rectificación, cancelación y oposición a los que nos referiremos en los puntos siguientes son personalísimos, por lo que el afectado, en el caso de querer ejercer sus derechos, deberá acreditar su identidad.

Cuando el afectado se encuentre en situatión de incapacidad o minoría de edad, podría actuar el representante legal, siempre que acredite su condición.

Para ejercer sus derechos, el afectado deberá realizarlo mediante solicitud al responsable del fichero que deberá contener:

• Nombre y apellidos del interesado.
• Fotocopia de su documento de identidad o de otro documento que acredite su identidad.
  Cuando exista representante legal, deberá también acompañar fotocopia de su documento nacional de identidad así como del documento acreditativo de tal representación.
• Petición en que se concreta la solicitud.
• Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.
• Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso.

El afectado deberá utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

El responsable del fichero deberá contestar dicha solicitud aún en el caso de que no figuren datos personales del afectado en sus ficheros, debiendo utilizar cualquier medio que permita acreditar el envio y la recepción. Si Ia petición no reuniese los requisitos referidos anteriormente, el responsable del fichero deberá solicitar Ia subsanación de aquellos.

Según la norma primera, apartado 5 de la Instrucción:

«El responsable del fichero deberá adoptar las medidas oportunas para garantizar que todas las personas de su organización que tienen acceso a datos de carácter personal puedan informar del procedimiento a seguir por el afectado para el ejercicio de sus derechos.».

Esta recomendación es un tanto peligrosa dada Ia complejidad del tema. Parece muy difícil que todo el personal que accede a estos datos, que en una institución puede ser todo el mundo, tenga los conocimientos necesarios para resolver una incidencia de este tipo.

Creemos que es mejor centralizar en una unidad determinada de la empresa la resolución de todas las incidencias que tengan algo que ver con los datos de carácter personal.

Los requisitos y las actuaciones que hemos examinado hasta ahora afectan tanto al derecho de acceso como al de rectificación y cancelación.

Cuando el afectado ejercite el derecho de acceso, puede optar por alguno de los sistemas de consulta de ficheros que indicamos a continuación, siempre que la configuración del fichero lo permita:

• Visualización en pantalla.
• Escrito, copia o fotocopia remitida por correo.
• Telecopia.
• Cualquier otro procedimiento que ofrezca el responsable del fichero.

Y la información que se facilite debe reunir las siguientes condiciones:

1. Legible e inteligible.
2. Comprensión de todos los datos del afectado que existan en la base.
3. Origen de los datos.
4. Cesionarios de dichos datos.
5. Especificación de concretos usos y finalidades para los que se almacenaron los datos.

Si los datos provienen de diferentes orígenes, deberán especificarse identificando la información que tiene su origen en cada uno de ellos.

El derecho de acceso sólo podrá ser ejercido en intervalos, no inferiores a doce meses, salvo que el interesado acredite un interés legítimo al efecto, en cuyo caso podrán ejercitarlo antes (art. 15.3 LOPD).

Los responsables de los ficheros de titularidad pública podrán denegar el acceso en los supuestos siguientes:

Articulo 22. Ficheros de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad

«1. Los ficheros creados por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad que contengan datos de carácter personal que, por haberse recogido para fines administrativos, deban ser objeto de registro permanente, estarán sujetos a régimen general de la presente Ley.

La recogida y tratamiento para fines policiales de datos de carácter personal por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad sin consentimiento de las personas afectadas estarán limitados a aquellos supuestos y categorías de datos que resulten necesarios para la prevención de un peligro real para la seguridad pública o para la represión de infracciones penales, debiendo ser almacenados en ficheros específicos establecidos al efecto, que deberán clasificarse por categorías en función de su grado de fiabilidad.

La recogida y tratamiento por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad de los datos a que hacen referencia los apartados 2 y 3 del artículo 73, podrán realizarse exclusivamente en los supuestos en que sea absolutamente necesario para los fines de una investigación concreta, sin perjuicio del control de legalidad de la actuación administrativa o de la obligación de resolver las pretensiones formuladas, en su caso, por los interesados que corresponden a los órganos jurisdiccionales.

Los datos personales registrados con fines policiales se cancelarán cuando no sean necesarios para las averiguaciones que motivaron su almacenamiento.».

A estos efectos, se considerará especialmente la edad del afectado y el carácter de los datos almacenados, la necesidad de mantener los datos hasta la conclusión de una investigación o procedimiento concreto, la resolución judicial firme, en especial la absolutoria, el indulto, la rehabilitación y la prescripción de responsabilidad.

Articulo 23. Excepciones a los derechos de acceso, rectificación y cancelación

«1. Los responsables de los ficheros que contengan los datos a que se refieren los apartados 2, 3 y 4 del artículo anterior podrán denegar el acceso, la rectificación o cancelación en función de los peligros que pudieran derivarse para la defensa del Estado o la seguridad pública, la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando...

Los responsables de los ficheros de la Hacienda Pública podrán, igualmente, denegar el ejercicio de los derechos a que se refiere el apartado anterior cuando el mismo obstaculice las actuaciones administrativas tendentes a asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y, en todo caso, cuando el afectado esté siendo objeto de actuaciones inspectoras.

El afectado al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos mencionados en los apartados anteriores, podrá ponerlo en conocimiento del Director de la Agencia Española de Protección de Datos o del organismo competente de cada Comunidad Autónoma en el caso de ficheros mantenidos por Cuerpos de Policía propios de éstas, o por las Administraciones tributarias autonómicas, quienes deberán asegurarse de la procedencia o improcedencia de la denegación.».

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