Principio de calidad de los datos

El principio de calidad de los datos está enunciado en el artículo 4 de la LOPD, según el cual "los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido".

En virtud de este principio, el responsable del fichero no está autorizado a tratar datos personales que no sean necesarios para cumplir las finalidades del fichero, ni siquiera contando con el consentimiento del interesado. Existen numerosos casos en la práctica en los que el responsable del fichero incumple el principio de calidad de los datos exigidos por la Ley, y de ellos ha quedado constancia en las Memorias de la Agenda. No obstante, un caso recurrente, y al que la Agencia Española de Protección de datos da importancia por la indefensión a la que se ha sometido al interesado, es el de las recabaciones de datos que se Ilevan a cabo por los departamentos de recursos humanos de algunas empresas.

Si una compañia solicita de sus trabajadores la cumplimentación de un formulario en el que se solicitan distintos datos personales, entre los cuales figura el nivel de estudios, titulaciones, aficiones, etc., ¿se cumple en este caso el principio de calidad de los datos?. ¿Son los datos solicitados a los empleados adecuados, pertinentes y no excesivos?

Una empresa podía obtener y tratar todos aquellos datos de sus empleados que sean necesarios para el mantenimiento de la relación laboral. En este sentido, tal y come viene señalando la Agencia Española de Protección de Datos, una empresa podía conocer el nivel de estudios de sus trabajadores, dado que dicho dato, en principio, no cabe considerarlo come excesivo, pues permite al departamento de recursos humanos valorar el nivel de conocimientos y preparación de sus empleados de cara a posibles promociones internas.

No así los datos referentes a sus aficiones, pues tales datos no parecen adecuados para el normal desenvolvimiento de la relación laboral.

Derecho de información por parte del interesado

No obstante, las limitaciones que el principio de calidad de los datos impone al responsable del fichero a la hora de su recabación, el legislador garantiza la adecuación del tratamiento a los principios legales a través de las obligaciones de información que se imponen a aquel. En efecto, en el momento de la obtención de los datos del interesado, será requisito para la validez del consentimiento que éste preste el tratamiento de sus datos, que de modo previo e inequívoco se le advierta de los siguientes extremos:

• De la existencia de un fichero automatizado.
• De la finalidad del mismo.
• De los destinatarios de la información.
• Del carácter obligatorio o facultativo de sus respuestas a las preguntas planteadas.
• De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a suministrarlos.
• De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• De la identidad y dirección del responsable del fichero.

En el supuesto de que en la recogida se utilicen cuestionarios u otros impresos, esta información debe figurar de forma claramente legible. En esos casos no bastará la comunicación verbal de las citadas advertencias.

El interesado deberá dar su consentimiento inequívoco, salvo que la propia Ley establezca otra cosa o concurra alguno de los supuestos previstos por la propia Ley en virtud de los cuales no se requerirá el consentimiento del interesado para el tratamiento de sus datos (art. 6.1) y que ya estudiamos:

• Cuando los datos se recojan para el ejercicio de las funciones propias de las Administraciones Públicas en el ámbito de sus competencias.
• Cuando los datos se refieran a los planes de un contrato o precontrato de una relación de negocios, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento.
• Cuando el tratamiento de los datos tenga por finalidad proteger un interés vital del interesado y resulte necesario para la prevención o diagnóstico médicos, la prestación de asistencia sanitaria o tratamientos médicos o la gestión de servicios sanitarios, cuando los tratamientos se realicen por personal sanitario sujeto a una obligación de secreto profesional.
• Cuando los datos figuren en fuentes accesibles al público y el tratamiento sea necesario para la satisfacción del interés legítimo perseguido por el responsable del fichero o por el del tercero a quien se comuniquen los datos.

El consentimiento se podrá otorgar en cualquiera de las formas admisibles en derecho. De este modo, puede ser: tácito o expreso; Además, el consentimiento prestado por el interesado podría ser revocado por éste cuando exista causa justificada, si bien no se le atribuyen efectos retroactivos a su revocación.

Tratamiento adecuado a la finalidad del fichero

Por último, la LOPD propone el uso de los datos para otra finalidad que no sea aquella para Io que fueron recabados. "Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubiesen sido recogidos. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de esos datos con fines históricos, estadísticos o científicos".

Por tanto, no se procederá a recabar datos de carácter personal cuyo conocimiento por parte del responsable del fichero no esté justificado en función de la finalidad de Ia cual el usuario no haya sido previamente informado. Para que los datos sean utilizados con una finalidad distinta a la puesta en conocimiento del interesado en el momento de su recabación, deberá obtenerse de nuevo su consentimiento.

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